Opstellen van procedures en instructies

Een procedure legt vast wat er gebeurt. Bij een procedure kunnen instructies en formulieren horen. Een instructie of formulier legt vast hoe het moet gebeuren.

Een goed geschreven procedure maakt voor een buitenstaander duidelijk uit welke stappen een proces bestaat, wie daar in de organisatie bij betrokken zijn en welke documenten er bij het proces ontstaan. Juist door het beschrijven van een proces blijkt vaak waar de kansen en risico's liggen. De makkelijkste manier om uit te vinden hoe procedures eruit kunnen zien is het kijken naar voorbeelden.

Processen en bijbehorende procedures worden vaak verdeeld in:
  • Milieuzorgsysteemprocessen: zoals milieuregistratie en documentenbeheer
  • Ondersteunende processen: zoals inkoop, schoonmaken, catering
  • Primaire processen: zoals inzamelen van huishoudelijk afval, maken van beleid, blussen van een brand.
Systeemprocessen en ondersteunende processen zijn vaak voor de hele organisatie (min of meer) gelijk. Primaire processen zijn juist specifiek voor een bepaald organisatieonderdeel. Dat betekent dat S en O procedures vaak in een keer voor de hele organisatie geschreven kunnen worden.

Inhoud

Welke procedures zijn nodig

 Niet voor alle processen hoeft een procedure geschreven te worden. Richtlijn is dat zaken die 'vanzelf' goed gaan, bijvoorbeeld omdat het automatisch geregeld wordt of omdat er een onderhoudscontract voor is afgesloten, niet uitgeschreven hoeven te worden. De basis om te bepalen voor welke processen procedures geschreven worden is een nulmeting of milieuaspecteninventarisatie. Die geven aan waar de milieubelasting en milieurisico's in de organisatie liggen.

Een hulpmiddel om te bepalen voor welke activiteiten en processen procedures geschreven moeten worden, is een beheersmiddelenoverzicht. In een beheersmiddelenoverzicht wordt voor iedere activiteit aangegeven op welke manier of manieren de milieuaspecten (uit het milieuaspectenregister of nulmeting) beheerst worden. Daarbij kan een milieuaspect bijvoorbeeld beheerst worden door:
  • een technische voorziening (lekbak, container, informatiebordje etc.) die periodiek gecontroleerd wordt;
  • de taak in een functieomschrijving vast te leggen;
  • een opleidingsplan;
  • een onderhoudsplan voor gebouwen en installaties;
  • registratie en actie als de meting daar aanleiding toe geeft.
Alleen milieuaspecten die op die manier niet (voldoende) worden beheerst komen in aanmerking om in een procedure te worden vastgelegd.

Om te voldoen aan de ISO 14001 standaard moeten de volgende procedures aanwezig zijn:
  • Identificatie van milieuaspecten
  • Identificatie van milieueisen die volgen uit wet
  • en regelgeving, en andere afspraken zoals convenanten en verdragen
  • Bewustmaking van medewerkers
  • Communicatie en omgaan met klachten
  • Documentenbeheer
  • Inkoop
  • Noodsituaties (calamiteiten)
  • Controleren
  • Evaluatie van naleving van wet
  • en regelgeving
  • Structureel verbeteren (omgaan met afwijkingen en het nemen van corrigerende en preventieve maatregelen)
  • Milieuregistraties
  • Interne audits
  • Procedures voor alle activiteiten met een belangrijk milieuaspect, waar het ontbreken van de procedure kan leiden tot het falen van het milieubeleid of het niet halen van de milieudoelstellingen.

Het schrijven van een procedure

De makkelijkste manier om uit te vinden hoe procedures eruit kunnen zien is het kijken naar voorbeelden. Een procedure is een beschrijving van een bestaand proces. Het is belangrijk dat de procedure de praktijk beschrijft en niet de ideale situatie. Om dat te garanderen is het zinvol om de procedure te laten opstellen door een combinatie van mensen van de werkvloer en de proceseigenaar (degene die uiteindelijk verantwoordelijk is dat het proces goed verloopt).

Een procedurebeschrijving omvat idealiter de volgende elementen:
  • Doel van het proces;
  • Definities en verklaring van afkortingen (uit de procedurebeschrijving);
  • Referenties (verwijzingen naar formulieren, instructies of andere procedures die gerelateerd zijn);
  • Documenten die bij dit proces horen (verslagen, ingevulde formulieren, logboeken etc.);
  • De werkwijze (procesbeschrijving); handig is een stroomschema van het proces met daarnaast een toelichting;
  • Identificatie
    • een titel
    • een identificatiecode die het mogelijk maakt om de samenhang tussen procedure, instructie en formulieren aan te geven.
    • versienummer en datum; hiermee kan je nagaan of je de nieuwste versie in handen hebt.
    • proceseigenaar (wie is verantwoordelijk voor aanpassingen in het proces)

Identificatie procedures en instructies

 Om de procedures en bijbehorende instructies en formulieren terug te kunnen vinden is het handig om ze, behalve een naam, ook een identificatiecode te geven. Daarmee kan ook zichtbaar gemaakt worden welke instructies bij welke procedures horen.

Er zijn geen vaste regels voor identificatiecodering. Hieronder staan een voorbeeld waarin de codering van een procedure en bijbehorende werkinstructies en formulieren wordt weergegeven. In dit voorbeeld worden de lettercode S, O of P gebruikt om aan te geven of de procedure een S(ysteem), O(ndersteunend) of P(rimair) proces betreft. Om toekomstige uitbreiding van procedures mogelijk te maken, krijgen de eerste procedures nummers die veelvouden van 10 zijn.

Procedure
S30audit: uitvoering van interne audits
Werkinstructies
W1S30: opstellen auditplan
W2S30: uitvoeren interne audits
Formulieren
F1W1S30: auditplan
F1W2S30: auditverslag
F2W2S30: auditregister

Voorbeelden van procedures

 Diverse voorbeelden uit de cursus milieumanagement:

Voorbeelden van instructies en formulieren

Uit de cursus milieumanagement: