Documentatie

In een milieuzorgsysteem worden zaken vastgelegd. Zo ontstaat vanzelf documentatie, bijvoorbeeld een actiepuntenlijst, een lijst met afspraken of een registratie. Documenteren kan zowel digitaal als op papier. Digitale documentatie in combinatie met een intranet heeft veel voordelen. Het is flexibel en documenten zijn makkelijk te vinden.

Het documenteren van milieuzorg is nodig voor:
  • het inventariseren van de gang van zaken in de organisatie;
  • het vastleggen van afspraken;
  • controle en verbetering van het milieuzorgsysteem;
  • het overdraagbaar maken van het milieuzorgsysteem.

Basisdocumentatie

De basis van een milieuzorgsysteem bestaat uit plannen, uitvoeren, monitoren en verbeteren.
Plannen Uitvoeren
  • Een lijst met taken en bevoegdheden (wie doet wat?).
  • Werkinstructies voor activiteiten met veel milieubelasting of milieurisico, bijvoorbeeld het in ontvangst nemen van gevaarlijke stoffen of het uitschakelen van alle verlichting en apparatuur bij sluitingstijd.
  • Een archief met bijvoorbeeld nulmetingen, meetrapporten, milieuadviezen, vergunningen, kopieën van uitgevoerde communicatie en andere stukken die relevant zijn voor het milieuzorgsysteem.
  • Een opleidingsplan (als dat niet onderdeel is van het jaarlijkse actieplan).
  • Een communicatieplan (als dat niet onderdeel is van het jaarlijkse actieplan).
Monitoren Verbeteren

Uitgebreide documentatie

De meeste basisdocumenten vormen een onderdeel van de uitgebreide zorgsysteemdocumentatie. Ze zijn in de structuur opgenomen en er wordt in de procedures en instructies naar verwezen. Veel organisaties baseren hun zorgsysteemdocumentatie op de volgende indeling.
  1. Handboek met daarin beschrijvingen van:
    • de organisatiestructuur (organogram en overzicht van de activiteiten);
    • het milieuzorgsysteem (structuur, afbakening, verantwoordelijkheden en bevoegdheden);
    • het milieubeleid (milieubeleidsverklaring);
    • de eventuele samenhang met een centraal milieuzorgsysteem en/of een kwaliteits- of arbo-zorgsysteem;
    • het overzicht van procedures die bij het milieuzorgsysteem horen;
  2. procedures en werkinstructies (vaak als bijlagen in het handboek). Procedures leggen vast hoe bepaalde processen of handelingen plaats (moeten) vinden. Bij procedures horen vaak documenten zoals instructies, formulieren, registraties of verslagen. Lees verder over procedures.
  3. Archief met ingevulde formulieren, registraties, verslagen en andere documenten. Dit kan een aparte kast zijn of een overzicht waarin staat waar welke documenten te vinden zijn.

Voorbeelden

  • Inhoudsopgave van het handboek van het gemeentehuis van Soest. Soest maakt gebruik gemaakt van (intranet)links om direct vanuit de inhoudsopgave documenten uit het handboek te openen. Deze werken natuurlijk alleen binnen de gemeente Soest.
  • Een ander voorbeeld van een inhoudsopgave van een handboek komt uit de cursus milieumanagement voor overheden die door SRE is ontwikkeld.