Audits
Een audit is een systematische en onafhankelijke beoordeling van het Milieuzorgsysteem. Audits gaan na:- of de praktijk klopt met de vastgestelde regelingen;
- of de vastgestelde regelingen doeltreffend de risico's minimaliseren;
- of de vastgestelde regelingen doeltreffend de milieubelasting verminderen;
- of processen beheerst worden;
- welke verbetermogelijkheden er zijn.
Bij een milieuzorgsysteem zoals ISO 14.001 of EMAS hoort een controle met behulp van interne en externe audits. Maar, ook voor andere 'schriftelijk vastgelegde' systemen is auditing een aantrekkelijke manier om het systeem draaiende te houden en de zwakten erin op te sporen.
Een audit is niet
Het beoordelen van mensen en hun functioneren. Het doel van een audit is dus niet om op dat moment problemen op te lossen, overtreders van afspraken te zoeken of schuldigen aan te wijzen voor zaken die beter hadden kunnen gaan, maar het samen proberen om het beter te doen.Hoe vaak auditen
Richtlijn is dat in 3-4 jaar alle processen geaudit worden. Daarbij is het belangrijk dat eenzelfde proces niet op iedere locatie geaudit hoeft te worden, dat kan steekproefsgewijs.Auditors
Interne auditors moeten geschikt zijn voor hun taak en getraind worden (1 dag). Auditors auditen niet hun eigen afdeling.| Eigenschappen auditors | |
| Goede auditors zijn | Auditors moeten niet |
| flexibel in de omgang | betweterig zijn |
| in staat goed te luisteren | kennis willen uitstralen |
| opmerkzaam | met tegenzin de audits uitvoeren |
| analytisch | gemakkelijk te beïnvloeden zijn |
| duidelijk | goedgelovig zijn |
| precies, punctueel | agressief zijn |
| vasthoudend | |
Voorbereiden van een audit
- bestudeer de procedure die geaudit wordt.
- bekijk vorige auditrapportages
- bekijk eventuele relevante rapportages zoals verslag van een handhavingsbezoek of keuringsrapporten van installaties
- bedenk wie je wilt spreken voor de audit
- stel een checklist voor het gesprek op
Tips voor auditors
- bereid de audit voor
- maak afspraken tijdig
- houd je aan de afgesproken tijdsduur
- oordeel niet, lever geen kritische opmerkingen
- vraag door
- argumenteer niet, constateer problemen, probeer ze niet ter plekke op te lossen.
- geef ruimte voor eigen inbreng
- baseer je bevindingen op feiten
- verifieer zo mogelijk verkregen informatie
- noteer welke documenten zijn ingezien
- zeg zo min mogelijk, luister en kijk
Voorbeelden
- Hier vindt u een procedurebeschrijving (Word-document) van interne audits. Hierin is een mogelijke werkwijze voor het houden van audits beschreven. Dit document komt uit de cursus 'Milieumanagement voor overheden' ontwikkeld door de Milieudienst Eindhoven
- Een voorbeeld van het auditplan (Word-document) uit Soest. Door voor iedere fase een ander symbool te kiezen, is hierin bij te houden in welke fase de geplande audits zich bevinden. Aan het begin van ieder jaar wordt een planning gemaakt welke processen wanneer geaudit worden.
- Een leeg auditformulier (Word-document) dat auditors kunnen gebruiken om de resultaten van hun audits mee te rapporteren.