Gemeente Hardenberg verruilt papier voor e-reader

De gemeente Hardenberg laat raadsleden helemaal papierloos vergaderen met behulp van een e-reader. De vijftien raadsleden in de Overijsselse gemeente hebben als proef een e-reader van iRex Technologies gekregen. Hardenberg schakelt daarmee als eerste volledig over op elektronische aanlevering én gebruik van vergaderstukken. De hele gemeenteraad wil per april helemaal papierloos vergaderen, mits de proef met de e-reader slaagt. Hardenberg loopt voorop doordat het 'hele proces van creatie tot aan verzending van document' al was gedigitaliseerd. Maar om teksten goed te kunnen lezen werden documenten nog steeds uitgeprint. Dat hoeft met de komst van de e-reader niet meer.

Papierloos

"Het is geweldig, ik gooi al het papier weg, alles gaat nu via die e-reader," zegt Henk Meulink, fractievoorzitter van het CDA in Hardenberg. Meulink heeft gisteren voor het eerst met het apparaat vergaderd en hij is heel enthousiast. "Die e-reader sorteert de stukken automatisch. Per vergadering staan de stukken in een mapje. Je haalt op wat je wilt, klikt door als je nog iets wilt opzoeken. Het werkt echt heel fijn. Je kunt er ook aantekeningen op maken. Ik gooi al het papier weg. Je moet gewoon in een keer over gaan, papierloos."

Het ‘elektronisch papier’ is net iets kleiner dan een A4-tje. Het leest alsof het op gewoon papier gedrukt staat, je hebt dus geen last van hinderlijke reflecties. "Gisteren was een grafiekje op de papierenversie van de stukken niet te lezen - het was slecht gekopieerd - maar op mijn e-reader zag je het wel," zegt Meulink vrolijk. Op dit moment biedt de e-reader verschillende grijstinten. Naar verwachting komt er in 2010 een kleuren-reader.

Kosten en besparingen

Voor het project in Hardenberg werkt iRex samen met het bedrijf NotuBiz, dat gespecialiseerd is in online dienstverlening rond gemeenteraadsvergaderingen. "Gemeenten kopen zelf de e-readers. Wij verzorgen dan dat de digitale teksten via een informatiemanagement-systeem op die readers terecht komt," zegt Rens Groeneveld van NotuBiz. Per jaar kost dat per gemeenteraad zo’n drieduizend euro. De e-readers kosten momenteel ongeveer 700 euro per stuk.

Tegenover de kosten voor aanschaf, onderhoud en service staat een besparing op papier-, kopieer- en koerierkosten, zegt Groeneveld. Ook Raadslid Meulink ziet dergelijke voordelen: "Als gemeente betalen we nu alleen al aan papierkosten twintigduizend euro per jaar. En het scheelt dat gezeul met papier. En het is zonde van de bomen en de benzine. Normaal komt drie keer per week een koerier hier alle stukken brengen. Dat hoeft dus niet meer."

Wifi

Op dit moment kan de gebruikte e-reader nog niet draadloos worden ‘bijgevuld’; daarvoor moet het apparaat via een usb-kabeltje op een computer met internet worden aangesloten. Een volgende versie van het apparaat zal wel voorzien zijn van Wifi en dus draadlos toegang krijgen tot een netwerk. "Dan komen ook de laatste amendementen digitaal binnen. Die worden nu nog op papier uitgedeeld," zegt Meulink haast verontschuldigend. Hij heeft nog wel een idee om het apparaat nog beter te maken. "Nu is op deze reader alleen NRC Handelsblad te lezen. Het zou fijn zijn als ook de lokale krant hierop verschijnt. Dan kunnen we ook al het nieuws over onze gemeente hierop lezen."

Proef in 20 gemeenten

Volgens NotuBiz lopen in Nederland nog zo'n twintig proeftrajecten bij gemeenten rond de inzet van de e-reader. Het gaat naast de gemeente Hardenberg onder andere ook om de gemeenten Amsterdam en Buren.

Bron: Binnenlands Bestuur