Duurzaam Inkopen Vlaardingen

In de gemeente Vlaardingen heeft een stagiair, Niels van de Wetering, het inkoopproces en de inkoop van twee productgroepen geanalyseerd op de kansen voor duurzaamheid. U kunt enkele onderdelen uit het rapport hier teruglezen:
  • Hoofdstuk 9 met de conclusies en aanbevelingen
  • Een tabel met de taakverdeling bij een duurzaam inkoopproces binnen de gemeente Vlaardingen.
  • Paragraaf 7.1 [in Word] uit de rapportage met een analyse van de inkoop van multifunctionals (printers/kopiers) in het kader van duurzaam inkopen.

9. Conclusies / Aanbevelingen


Op alle overheidsniveaus komt duurzaamheid en duurzaam inkopen steeds meer naar voren. Het geven van het goede voorbeeld aan burgers en bedrijven staat hier voorop. In Vlaardingen zijn reeds enkele maatregelen genomen zoals 10% groene stroom, stenen mokken, onkruidbestrijding zonder gif, het gebruik van milieuvriendelijker papier en het gebruik van hout met het FSC-keurmerk.
Er is echter in het beleid niets vastgelegd voor duurzaam inkopen. In het inkoopbeleid worden tips gegeven om rekening te houden met milieuaspecten en er worden in de inkoopvoorwaarden eisen gesteld aan verpakkingsmaterialen.

Binnen de gemeente Vlaardingen is er sprake van een gecoördineerde inkoop. In het inkoopproces spelen momenteel alleen de budgethouders, controllers en Unit Concern Inkoop een rol. De meeste ingekochte producten / diensten zijn zogenaamde hefboomproducten waarbij veel aandacht nodig is bij het aanbesteden. De duurzaamheidsaspecten kunnen hier dan ook expliciet in terug komen.

De rol van de betrokkenen is afhankelijk van de fase waarin het inkoopproces zich bevindt. Het meenemen van duurzaamheidsaspecten is momenteel zeer persoonsafhankelijk. Personen met een grote affiniteit met het milieu proberen duurzaamheidsaspecten zo veel mogelijk mee te nemen. De meerderheid neemt duurzaamheidsaspecten echter niet mee. De oorzaken hiervan liggen voornamelijk in het ontbreken van gemeentelijk beleid, kennis en financiële middelen. Allereerst is het dus belangrijk dat er commitment voor duurzaam inkopen vanuit het CMT is en dat dit ook wordt vastgesteld door het college. Zodoende kan het beleid worden uitgewerkt en aangepast in de inkoopnota. Bij de budgethouders ontbreekt dus vaak kennis met betrekking tot duurzaamheid. Kennisvoorziening vanuit een coördinator duurzaam inkopen of een vergelijkbare functionaris (zoals een GIM-coördinator) met eventuele ondersteuning van de sectie milieu is belangrijk om de juiste eisen te kunnen stellen aan duurzaamheid.

De investeringskosten zijn bij duurzaam inkopen vaak hoger maar kunnen op termijn voor een kostenbesparing zorgen (zgn. terugverdieneffect). Commitment voor extra investeringen vanuit het CMT en vaststelling door het college is hiervoor nodig. Met behulp van beleid, commitment, kennis en beschikbaar budget kan er per product of dienst via milieuspecificaties geanalyseerd worden wat voor winst er op het gebied van duurzaamheid en eventueel op financieel gebied te behalen valt. Aan de hand van deze analyses kan het ambitieniveau worden aangepast en zal het draagvlak binnen de organisatie groter kunnen worden omdat zo zal blijken dat duurzaam inkopen tot duurzaamheidswinst zal leiden.

Een GIM-coördinator zal naast kennisvoorziening van duurzaam inkopen ook gaan toewerken naar een gemeentelijk intern milieuzorgsysteem, waarvan duurzaam inkopen de eerste stap is. Verder kan er gebruik gemaakt worden van de inkoopvoorwaarden van de gemeente Rotterdam waar naast de financiële-, tijds- en milieuwinst veel ervaring kan worden opgedaan voor het duurzame inkoopbeleid. De plaats van de GIM-coördinator zou het beste passen binnen de Dienst Concernondersteuning (DCO) aangezien binnen de DCO de interne dienstverlening gebundeld is.

Als voorbeelden van duurzaam inkopen is de inkoop van multifunctionele kantoormachines en groene stroom verder uitgewerkt. Door te investeren in nieuwe technieken bij de kantoormachines kan het decentraal papiergebruik van 25.269 kilogram per jaar met 9.649 kilogram (= ongeveer 1,9 miljoen vellen A-4) verminderd worden naar een hoeveelheid van 15.620 kilogram papier per jaar. Dit betekent een vermindering van 38% van het decentrale papiergebruik per jaar en daarmee een besparing van 11.030 euro per jaar. Hierbij is het verminderde energieverbruik en onderhoud nog niet meegerekend. Het huidige contract moet hiervoor worden opgebroken.

Momenteel is de afname van groene stroom minder dan 10%. Door de afname minimaal te verhogen naar 40% kan er gebruik gemaakt worden van een subsidie (BANS-klimaatconvenant) die 180.000 euro voor diverse projecten kan binnenbrengen. Door bijvoorbeeld gezamenlijk met de gemeente Rotterdam en / of andere gemeenten te gaan aanbesteden kan er een flinke kostenbesparing worden gedaan.

Als de reeds gedane kostenbesparing die door de gemeente Rotterdam werd gedaan in verhouding wordt gesteld met Vlaardingen dan zou dit voor het eerste jaar een bedrag van ongeveer 72.000 euro betekenen. Er is hier dus sprake van snelle winst. Door zogenaamde knock-out criteria bij de aanbestedingen op te stellen hebben duurzaamheidscriteria meer body en worden dan ook serieus genomen.

Communicatie is belangrijk om bij alle betrokkenen zowel intern als extern meer draagvlak te creëren. Zeker het laten zien van resultaten is hierbij van groot belang.

Het volgende wordt aanbevolen om éénduidig duurzaam inkoopbeleid binnen de gemeente Vlaardingen te voeren:

  • ondertekenen van deelname verklaring duurzaam inkopen van Novem;
  • het inkoopproces in het inkoopbeleid aanpassen naar een duurzaam inkoopbeleid;
  • aanstellen van een GIM-coördinator;
  • vrijmaken van budget voor investering (per dienst / product);
  • stellen van harde criteria in aanbestedingen (knock-out criteria);
  • opstellen van een communicatieplan waarbij intern en extern de plannen en resultaten bekend worden gemaakt;
  • indien mogelijk gezamenlijk inkopen (zo heeft bijvoorbeeld de gemeente Rotterdam een sterke inkoopkracht wat veel (duurzaamheids)winst op kan leveren);
  • minimaal een deel van de winst weer investeren in het duurzame inkoopbeleid.

Uiteindelijk kan er naar een goed functionerend milieuzorgsysteem binnen de gemeente Vlaardingen worden gewerkt.

De taakverdeling bij een duurzaam inkoopproces binnen de gemeente Vlaardingen